KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN PENGEMBANGAN MAUPUN PENERAPAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DIBANDING KAN SECARA INSOURCING.

I. PENDAHULUAN

Penggunaan teknologi informasi sudah menjadi suatu keharusan dan perlu diperhatikan oleh setiap perusahaan.  Pengelolaan sumberdaya informasi memegang peranan yang sangat penting unutk menunjang pengambilan keputusan dalam suatu bisnis. Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi tersebut dan menerapkannya di perusahaan.

Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi. Sistem Informasi Sumber daya Informasi atau Information Resources Information System merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Proses mengidentifikasi berarti sistem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersebut. Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, dimana, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akan dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan

Ada berbagai pendekatan yang dapat digunakan dalam proses pengembangan sistem informasi diantaranya adalah :

1. Insourcing atau System Development Life Cycle (SDLC)

Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).

Kelebihan proses pengembangan sistem secara SDLC adalah diperlukan unutk sistem yang kompleks.  Sedangkan kelemahannya adalah pelan dan biayanya relative mahal, perubahan tidak dapat dilakukan dengan cepat dan banyak kertas yang perlu dikelola

2. Prototyping

Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai. Kelebihannya adalah cepat dan tidak mahal, berguna manakala kebutuhan-kebutuhan tak menentu dan jika antarmuka pemakai akhir merupak hal yang penting dan meningkatkan partisipasi pemakai.  Sedangkan kelemahan teknik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.

3. Rapid Application Development

Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah

4. Object Oriented Analysis and Development

Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.

Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi permasalahan dan tantangannya adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut, apakah dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri atau pengembangan dilakukan oleh pihak lain ( outsourcing ).

II. PERUSAHAAN MENGEMBANGKAN SENDIRI SISTEM INFORMASI

Bila perusahaan ingin membangun sendiri faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah tidak semua perusahaan mempunyai sumberdaya yang cukup dan mampu untuk melaksanakan sistem informasi tersebut, masalah lain yang mungkin timbul adalah kinerja pelaksana sistem informasi tersebut karena tidak fokus akan pekerjaannya. Fitur untuk pengembangan sisten informasi insourcing adalah proses formal dilakukan tahap demi tahap secara berurutan, sehingga kebutuhan pengguna lebih dapat diketahui, spesifikasi dan persetujuan dalam bentuk tertulis dan pemakai sistem informasi ini terbatas.  Kelebihan pengembangan sistem secara insourcing adalah cocok untuk sistem dan proyek yang kompleks.  Sedangkan kekuranggannya adalah  memerlukan waktu yang lama dan biaya yang mahal, perubahan tidak dapat dilakukan dengan cepat, dan banyak kertas yang dikelola.

III. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DILAKUKAN OUTSORCING

Tidak semua perusahaan memiliki sumber daya untuk mengembangkan teknologi informasi yang berkualitas tinggi. Usaha mereka lebih baik dipergunakan untuk fokus secara strategik pada sisi bersaingnya.. Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang panjang.

A. PENGERTIAN OUTSOURCING

Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak lain diluar perusahaan (Outsorcing).  Outsourcing adalah kegiatan mengontrakkan aktivitas dan layanan pada pihak lain diluar perusahaan.  Sedangkan Outsourcer adalah suatu perusahaan jasa yang melaksanakan sebagian atau seluruh aktifitas perusahaan pelanggan unutk priode waktu yang lama. Dalam bahasan kali ini aktifitas oursorcing yang dimaksud berkaitan dengan pengembangan sistem informasi.  Jasa-jasa yang ditawarkan outsorcer antara lain: pemeliharaan aplikasi, pengembangan dan implementasi aplikasi sistem, Data centre operation, end user support, help desk, technical support dan lain lain.

Bentuk kontrak outsourcing ini sendiri dapat berupa:

  • Menambahkan pengelolaan Sistem Informasi dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar
  • Mengkontrakkan sistem secara utuh pada pihak luar
  • Mengkontrakkan hanya sistem operasional dan fasilitasnya.

Dari bentuk bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam yang menurut The Computer Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai berikut:

  • Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen Tehnologi Informasi
  • Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu
  • Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru
  • Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan operasional dari sistem baru

B. PERJANJIAN KONTRAK OUTSORCING

Keputusan untuk mengambil outsourcing tidak hanya bergantung dengan biaya yang harus dikeluarkan, paling tidak ada empat elemen yang harus diperhatikan saat membuat keputusan yaitu:

1. Tingkat layanan dan harga (Service levels and pricing)

Service level atau juga dikenal dengan SLA (Service Level Agreement) mendapatkan perhatian terbesar saat menjalankan kontrak outsourcing ada beberapa point yang harus diperhatikan antara lain:

  • Apakah biaya yang dikeluarkan sebanding dengan kontrak pelayanan
  • Apakah kontrak pelayanan telah sesuai dengan kebutuhan bisnis
  • Apakah tingkat pelayanan (service level) telah sesuai dengan kebutuhan bisnis
  • Apakah biaya masih dalam jangkauan pasar pada tingkat yang sama
  • Apakah penyedia jasa outsourcing telah sesuai dan kapabel dalam tingkat layanan

Service level agreements sendiri menentukantingkat layanan apa yang harus disediakan termasuk:

  • System availability and response times, berupa kepastian bahwa sistem akan berjalan dengan baik yang dihitung dengan persentase sistem.
  • Standar kualitas (Quality standards),menyangkut standar operasional apa yang harus dikerjakan saat menangani suatu permasalah atau menghadapi kasus tertentu.

2. Kontrak dan hubungan kerja(Contract and relationship)

Sebagian perusahaan dapat mengelola termin kontrak, kondisi dan performa kerja seperti dituliskan dalam perjanjian tanpa melakukan banyak perjanjian kontrak dan hubungan kerja secara mendetail. Namun beberapa perusahaan hanya bisa melakukannya dengan baik apabila telah dibangun sistem yang jelas dalam pengelolan hubgungan kerja.

Perusahaan perlu memfokuskan dengan baik pada kontract dan juga pengelolaan hubungan kerja.

3. Penjadwalan

Secara umum tahapan penjadwalan saat akan mengimplementasi outsourcing adalah sebagai berikut

  • Services and Service Levels, Deskripsi mengenai layanan dan tingkat layanan dari kontrak outsourcing
  • Biaya layanan dan jadwal pembayaran (Service Charges and Payments Schedule), Meliputi  biaya yang diperlukan dan bagaimana jadwal pembayaran dilakukan. Pembayaran perlu dijelaskan dengan baik meliputi penandatangan kontrak, awal implementasi, penerimaan dan pembayaran rutin
  • Rencana transisi dan penerimaan, Jadwal implementasi meliputi peran dan tanggungjawab dari setiap komponen baik perusahaan maupun penyedian termasuk tanggal-tanggal penting. Rencana layanan juga meliputi kapan suatu layanan disampaikan dan dikelola
  • Manajemen perubahan, Prosedur ini menjelaskan bagaimana hubungan kerja akan berjalan, didokumentasi, disetujui dan diimplementasikan

4. Tujuan strategis

Adalah penting untuk memahami dan mempertanyakan tujuan strategis yang ada pada proposal untuk melakukan outsourcing. Tujuannya berdasar pada:

  • Operasional TI yang lebih baik
  • Peningkatan integrasi TI pada organisasi
  • Penyerapan teknologi terbaru bagi perusahaan

Tujuan strategis ini harus dipahami dengan baik oleh perusahaan pengguna maupun penyedia agar dapat tercipta sinergi yang lebih baik. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi kedua belah pihak.

C. FAKTOR YANG MENYEBABKAN PERLUNYA OUTSORCING

Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

  • Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
  • Masalah kinerja sistem informasi
  • Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
  • Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
  • Masalah keuangan perusahaan
  • Budaya perusahaan
  • Tekanan dari pelaksana sistem informasi.

D. PEMILIHAN VENDOR

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :

  • Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
  • Kemampuan teknis
  • Kemampuan keuangan
  • Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

E. KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN OUTSOURCING

Penerapan outsourcing sendiri pada prakteknya dilapangan tidak selalu menguntungkan. Kelemahan  yang ditimbulkan hanya bisa diminimalisir, sehingga penting bagi perusahaan untuk melakukan self assesment terhadap kondisi perusahaannya. Baik keuangan, kesiapan hingga perencanaan jangka panjang kedepan.

Keuntungan dari penerapan outsourcing antara lain adalah:

  • Manajemen Sistem Informasi yang lebih baik, Sistem Informasi dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya,  Dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.
  • Fleksibiltas untuk meresponse perubahan  yang cepat, lebih mudah dilakukan
  • Akses pada pakar Tehnologi Informasi yang lebih baik
  • Menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda
  • Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem Tehnologi Informasi-nya bekerja
  • Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja Tehnologi Informasi.

Sedangkan Kelemahan yang  dapat muncul seperti:

  • Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
  • Kurangnya kontrol perusahaan pengguna dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak
  • Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource
  • Perubahan dalam gaya manajemen
  • Proses seleksi kerja yang berbeda.

F. PELAKSANAAN DILAPANGAN

1.Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Langkah pertama untuk mengukur kepuasan pelanggan adalah dengan mendefinisikan siapa pelanggan yang  dimaksud. Banyak pendekatan yang dilakukan perusahaan dengan cara membuat banyak tujuan sesuai dengan siapa yang terlibat dalam kontrak, tapi pada kenyataannya, basis pelanggan sangat bervariasi. Penyedia perlu memperhatikan dengan benar semua kategori pelanggan yang dia kerjakan.

2. Pengelolaan Karyawan.

Karyawan adalah fundamental untuk bisnis dan dibutuhkan untuk menjaga kelangsungan bisnis selama masa transisi. Penyusunan untuk masa pensiun, fasilitas dan pilihan lain untuk karyawan harus dapat dinegoisasikan dengan baik. Hal-hal seperti sharing knowlede, pemberian pelatihan hingga berbagai persoalan hukum lainnya perlu mendapatkan porsi yang jelas dalam perjanjian kerja.

H. KESIMPULAN

Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan secara insourcing atau diserahkan kepada pihak lain diluar perusahaan atau disebut outsourcing.  Hal yang menjadi perhatian besar mengenai kontrak outsorcing meliputi: tingkat layanan dan biaya, kontrak dan hubungan kerja, penjadwalan dan hubungan strategis.  Pelaksanaan outsourcing mempunyai keuntungan dan kelemahan oleh karena itu pelaksanaan outsoucing sangat bergantung pada kondisi dan kesiapan perusahaan.

Dalam pengembangan sistem informasi apakah insourcing atau outsorcing yang akan digunakan bukanlah menjadi hal yang penting.  Suatu hal yang paling penting dalam pengemabangan suatu sistem informasi adalah bagaimana sistem ini bisa dikembangkan dan bermanfaat secara optimal bagi perusahan.  Sehingga sistem informasi yang telah dikembangkan dalam suatu perusahaan itu tidaklah menjadi suatu hal yang sia-sia semata.

DAFTAR PUSTAKA

IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang, Strategic IT-Outsourcing: What do we know and need to know, Makalah presentasi dalam the DRUID Summer Conference 2003 on CREATING, SHARING AND TRANSFERRING KNOWLEDGE.The role of Geography, Institutions and Organizations; Copenhagen June 12-14, 2003 (http://www.druid.dk/uploads/tx_picturedb/ds2003-892.pdf)

Taylor, Hazel; The move to outsourced IT projects: key risks from the provider perspective; Proceding : Special Interest Group on Computer Personnel Research Annual Conference, 2005 (http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1056006).

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

BLOG TERKAIT

1. http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/keuntungan-dan-kelemahan-dari-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing/

2. http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/28/penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi/#comments

3. http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-991

4. http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1605

5. http://arlan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/17/pengembangan-sistem-informasi-melalui-outsourcing-keuntungan-dan-kelemahannya-dibandingkan-insourcing/#comment-4

6. http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

7. http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1692

8. http://primadona.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/15/keuntungan-dan-kelemahan-sistem-informasi-outsourcing-vs-insourcing/#comment-3

9. http://sabukhitam.com/blog/wp-comments-post.php

10.  http://www.theoutsourceblog.com/2010/07/importance-of-outsourcing-service-provider/

11.  http://theoutsourcingblog.com/2009/08/12/it-development-outsourcing/comment-page-1/#comment-1770

12.  http://www.theoutsourceblog.com/2010/07/benefits-of-business-outsourcing-process/

13.  http://www.theoutsourceblog.com/2010/07/information-technology-outsourcing-for-companies-desiring-faster-growth/

14.  http://www.integreon.com/blog/2010/01/e-discovery-a-look-at-insourcing-vs.-outsourcing.html#comment-334

15.  http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/it-outsourcing-sebagai-salah-satu-alternatif-pengembangan-sistem-informasi/#comment-10

16.  http://yasmin.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/outsourcing-it-di-perusahaan/#comment-6

17.  http://akhrizal.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/makalah-pengembangan-sistem-informasi-secara-insourcing-outsourcing/#comment-4

18.  http://bayu.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/28/outsourcing-sebuah-alternatif-pengembangan-penerapan-sistem-informasi-organisasi/#comment-2

19.  http://pranadewananda.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengadaan-sistem-informasi-perusahaan-melalui-outsource-sistem-informasi/#comment-4

20.  http://icecube.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/10/peran-dan-pengadaan-sistem-informasi-secara-outsourcing/


This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Refresh



Current ye@r *